Acuerdo de encargo del tratamiento
Versión 2026-09-16-b2b · Prestador establecido en Málaga, España.
Partes, objeto y duración
La empresa o entidad identificada en el alta actúa como responsable del tratamiento; Aeforma, NIF 29081320M, con titular y domicilio identificados en el aviso legal, actúa como encargado para prestar ticket.aikot.es. Este anexo forma parte de las condiciones aceptadas y se mantiene mientras exista tratamiento por cuenta del cliente, incluidas devolución, supresión y deberes de confidencialidad posteriores.
Alcance e instrucciones
El servicio permite recoger, registrar, organizar, almacenar, consultar, transmitir por correo, exportar y suprimir datos para gestionar la atención al cliente. Puede incluir identificación y contacto de clientes, personal y remitentes; contenido de solicitudes, historial, correos, adjuntos y, si se activa la función, documentos de conocimiento, texto y audio para IA. No está concebido para introducir indiscriminadamente categorías especiales o datos penales; un uso que los requiera exige evaluación y acuerdo previos.
Son instrucciones documentadas el contrato, las configuraciones y operaciones autorizadas del cliente y las peticiones verificadas de su administración. Aeforma solo trata los datos para esas finalidades y no los destina a publicidad propia ni al entrenamiento de modelos propios. Si una ley exige otro tratamiento, informará previamente al responsable salvo prohibición legal. Advertirá si considera que una instrucción infringe la normativa.
Confidencialidad, acceso y seguridad
Las personas autorizadas quedan sujetas a confidencialidad y acceden únicamente a lo necesario. El acceso de soporte debe estar autorizado y registrado. Las medidas incluyen separación lógica de empresas y bases de datos, control de permisos, protección de credenciales, protección de comunicaciones en el despliegue, actualizaciones y recuperación mediante copias adecuadamente protegidas. La configuración efectiva y pruebas de restauración deben mantenerse documentadas. El responsable administra sus usuarios y buzones y aplica minimización y plazos de conservación.
Subencargados y transferencias
La utilización de alojamiento, copias, correo y proveedores de IA que accedan al contenido requiere su identificación previa en una relación comunicada al cliente con entidad, servicio, ubicación y garantías. La autorización general queda limitada a esa relación. Los cambios se comunicarán con al menos 30 días de antelación para permitir una oposición motivada; si no puede resolverse con una alternativa adecuada, el cliente podrá terminar la función o servicio afectado y recuperar sus datos antes del cambio.
| Entidad | Servicio | Ubicación | Garantías |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Alojamiento del servidor, la base de datos y los archivos de la plataforma | Alemania (UE) | Contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD (AV-Vertrag), aceptado en el panel de cliente; medidas técnicas y organizativas auditadas anualmente por TÜV Rheinland (i-sec GmbH). Activo. |
| Stripe Payments Europe, Limited | Procesamiento de pagos y datos de facturación de la suscripción (nombre, correo, NIF, medio de pago) | Irlanda (UE); Stripe, Inc. (EE. UU.) puede intervenir como subencargado ulterior | Acuerdo de tratamiento de datos incorporado a los términos de servicio de Stripe; transferencias amparadas por el marco de adecuación UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) y cláusulas contractuales tipo. Activo. |
| OpenAI Ireland Limited | Asistencia y voz por IA: procesa el contenido enviado como entrada cuando la función está activa | Irlanda (UE); OpenAI OpCo, LLC (EE. UU.) puede intervenir como subencargado ulterior para atender la solicitud | Adenda de tratamiento de datos de OpenAI; transferencias amparadas por cláusulas contractuales tipo. Proveedor designado; la función permanece desactivada y sin tratamiento efectivo hasta configurar credenciales reales. |
No hay subencargado de copias externas ni de analítica o publicidad: los archivos y las copias permanecen en el disco del servidor anterior, y las herramientas de analítica y publicidad empiezan desactivadas para cada cliente. Cada empresa cliente conecta su propio buzón de correo (IMAP/SMTP); ese proveedor lo elige y contrata la propia empresa, no Aeforma, por lo que no figura en esta relación.
Aeforma impondrá obligaciones equivalentes a cada subencargado y responderá frente al responsable de su cumplimiento en los términos legales. No habilitará transferencias internacionales por cuenta del cliente sin instrucciones y mecanismo válido, incluida valoración y medidas complementarias cuando sean necesarias. Las integraciones que el cliente contrate directamente se rigen además por sus propios acuerdos.
Asistencia, derechos e incidentes
Aeforma trasladará sin dilación las solicitudes de derechos relativas a los datos del cliente y le asistirá para responder, sin resolverlas por su cuenta salvo autorización. Colaborará, atendiendo a la información disponible, en las evaluaciones de impacto, consultas previas y obligaciones de seguridad. Comunicará al responsable las violaciones de seguridad conocidas sin dilación indebida, con la información disponible sobre alcance, consecuencias, medidas y contacto, completándola progresivamente. El responsable valora las notificaciones a autoridad y afectados y sus plazos legales.
Devolución, supresión y verificación
Al finalizar el servicio, el responsable podrá elegir devolución o supresión de los datos, solicitándolo antes del fin del período de recuperación de 30 días tras la suspensión. Aeforma facilitará la exportación disponible y atenderá solicitudes de devolución del resto de datos y adjuntos por un canal seguro. El borrado definitivo requiere aviso previo y ejecución del proceso; los datos que deban conservarse legalmente se separarán y limitarán a ese fin. Las copias caducarán conforme al ciclo documentado y cualquier restauración deberá volver a aplicar las supresiones pendientes.
Se facilitará información para acreditar las obligaciones y permitir auditorías e inspecciones razonables del responsable o auditor autorizado, protegiendo los datos de otras empresas y los secretos de seguridad sin impedir la verificación. Las instrucciones, incidencias, subencargos y actuaciones relevantes se documentarán. Contacto para instrucciones y solicitudes: fgonzalez@aeforma.es.
Contacto: fgonzalez@aeforma.es.